Medicalchannel supporta aziende farmaceutiche, società scientifiche e organizzatori di eventi nella gestione completa delle delegazioni congressuali per eventi medici a Bologna e su tutto il territorio nazionale. Offriamo servizi logistici, organizzativi e di assistenza dedicati a relatori, ospiti e partecipanti. Ci occupiamo della selezione di personale specializzato (hsotess, tour leader) con nostri consulenti dedicati.

Dalla pianificazione degli spostamenti alla gestione dell’hospitality, fino al coordinamento delle attività durante l’evento, garantiamo un unico interlocutore per ogni esigenza organizzativa.

Servizi per eventi farmaceutici e congressi medico-scientifici

Progettiamo e gestiamo eventi healthcare e congressi medico-scientifici, supportando aziende Pharma, Biotech e MedTech nella partecipazione a eventi nazionali e nella gestione delle attività organizzative e logistiche. 

Gestiamo delegazioni di medici, relatori, Key Opinion Leader (KOL) e stakeholder del settore sanitario, coordinando ogni aspetto organizzativo legato alla partecipazione a congressi ed eventi scientifici.

I pilastri del nostro servizio di gestione delegazioni

Logistica e Hospitality 

Progettiamo l'esperienza di viaggio dei vostri ospiti, occupandoci di ogni aspetto operativo:

• Travel Management: Gestione centralizzata e prenotazione di biglietteria aerea, ferroviaria e navale per l'intera delegazione.
• Hotel Booking: Selezione camere alberghiere in strutture idonee e conformi ai requisiti di categoria previsti dai codici etici.
• Transfer e logistica On-Site: Organizzazione di navette private, transfer da/per aeroporti e stazioni e coordinamento degli spostamenti verso la sede del congresso.
• Catering e ristorazione: Selezione e prenotazione di soluzioni ristorative che rispettino i vincoli di budget
• Esperienze guidate e tour: Progettazione di attività collaterali e tour per delegazioni in linea con le normative del settore.
  
  

Segreteria dedicata e Helpdesk multicanale

Grazie alla nostra esperienza come segreteria organizzativa, diventiamo il punto di riferimento dei delegati, offrendo loro un supporto costante. Ci occupiamo di:

• Inviti e iscrizioni: Gestione dei contatti, invio della documentazione pre-evento e gestione delle iscrizioni al congresso.
• Comunicazione coordinata: Creazione di kit informativi personalizzati (programmi di viaggio, voucher, indicazioni utili) curati direttamente dal nostro studio grafico interno.
• Presenza in sede di evento: allestimento desk di accoglienza per i delegati 
• Assistenza continua: Helpdesk (telefonico ed email) attivo prima del viaggio e supporto di un tour leader dedicata in loco durante i giorni del congresso.
• Selezione di personale specializzato (hsotess, tour leader) con nostri consulenti dedicati.

Compliance Regolatoria Totale 

La conformità alle regole è il punto di partenza di ogni nostra azione. Verifichiamo e applichiamo i tetti di spesa e i requisiti stringenti imposti dalle normative vigenti e dalle singole internal policies aziendali:

• Pratiche Ministeriali: Gestione completa delle notifiche e delle richieste di autorizzazione AIFA nei tempi di legge.
• Codici Etici di Settore: Totale allineamento alle disposizioni Farmindustria e al Sistema di Valutazione della Conformità (SVC) di Confindustria Dispositivi Medici (ex Assobiomedica) ed MedTech Europe.
• Trasparenza: Predisposizione accurata dei dati e della documentazione necessaria per i report di trasparenza

Soluzioni correlate per eventi corporate e sanitari

Oltre alla gestione delle delegazioni congressuali, forniamo supporto organizzativo per:

• Eventi e corsi monosponsor

• Convention aziendali e Corporate Meeting

• Team building per il settore Healthcare

• Accreditamento ed erogazione di crediti ECM

DOMANDE FREQUENTI (FAQ)

Che cosa comprende la gestione di una delegazione congressuale?

La gestione di una delegazione congressuale comprende tutti gli aspetti organizzativi necessari alla partecipazione di ospiti, relatori e professionisti sanitari a un evento: trasferimenti, hospitality, coordinamento logistico e assistenza durante il congresso.

Medicalchannel gestisce delegazioni per aziende farmaceutiche?

Sì. Medicalchannel supporta aziende farmaceutiche e healthcare nella gestione di delegazioni congressuali, eventi scientifici e attività dedicate a medici, KOL e stakeholder del settore.

Vi occupate anche dell’organizzazione completa dell’evento?

Sì, possiamo integrare la gestione delle delegazioni con segreteria organizzativa ed eventi ECM.

Devi organizzare una delegazione congressuale?

Raccontaci le esigenze del tuo evento: analizzeremo insieme la soluzione organizzativa più adatta. Richiedi una consulenza.