1. Il ruolo del provider ECM: il fulcro dell’organizzazione

Il Provider ECM è un soggetto qualificato nell’Educazione Continua in Medicina e quindi abilitato sia all’organizzazione di attività formative adeguate che all'erogazione di crediti ECM. Il Provider accreditato è responsabile del contenuto formativo, della qualità scientifica e dell’integrità etica di tutte le attività formative cui ha assegnato crediti e risponde dell’attendibilità, serietà ed eticità delle informazioni divulgate, che è tenuto a verificare utilizzando il Comitato Scientifico.

Il Provider deve anche rispondere ad alcuni requisiti tecnologici nell'erograzione delle varie tipologie formative. Ad esempio, come richiesto dalla normativa Age.na.s, la nostra piattaforma FAD rileva la presenza dei partecipanti a una FAD sincrona attraverso la registrazione degli accessi alla piattaforma durante la sessione di formazione e l’identità del professionista viene verificata attraverso l’invio di un codice OTP (One Time Password).

Alla formazione ECM abbiamo dedicato un articolo sul blog.

2. La segreteria organizzativa: il motore operativo

La segreteria organizzativa è il braccio operativo del provider. Questa figura o team è incaricata di gestire tutte le operazioni necessarie per l'organizzazione concreta del corso, dal primo contatto con i relatori fino alla consegna degli attestati di partecipazione.

I compiti della segreteria organizzativa includono:

• Gestione delle iscrizioni e delle comunicazioni: la segreteria si occupa di raccogliere le iscrizioni, gestire le liste dei partecipanti e rispondere a tutte le richieste di informazioni. Inoltre, si assicura che i partecipanti ricevano tutte le comunicazioni logistiche necessarie, come il programma del corso, le modalità di accesso (in caso di corso online) e informazioni sui materiali didattici.
• Coordinamento con i relatori: La segreteria organizza i loro interventi, coordina gli spostamenti (in caso di eventi in presenza), e assicura che siano forniti di tutto il materiale necessario. È inoltre responsabile di verificare che i relatori rispettino le linee guida ECM in termini di contenuti didattici e interazione con i partecipanti.
• Logistica e supporto tecnico: che si tratti di un corso in presenza o online, la segreteria organizzativa è il punto di riferimento per tutte le questioni tecniche e logistiche. Questo include la gestione delle attrezzature audiovisive, la connessione alla piattaforma digitale e l'assistenza tecnica in tempo reale.
  
  

3. Il processo di accreditamento

Il provider è responsabile del complesso iter burocratico necessario per ottenere l’accreditamento ECM del corso. Questo processo comporta la preparazione di un ampio dossier che deve includere:

• Il programma dettagliato del corso
• Gli obiettivi didattici e scientifici
• I CV dei relatori e la loro esperienza formativa
• La metodologia di valutazione dei partecipanti

La documentazione deve essere presentata alla Commissione ECM con largo anticipo rispetto alla data dell’evento. Ottenere l'accreditamento richiede un’attenzione scrupolosa ai dettagli, poiché eventuali mancanze nella documentazione possono compromettere la concessione dei crediti formativi.

4. Pianificazione dell’evento formativo

La creazione del programma scientifico è un altro aspetto cruciale in cui il provider e la segreteria lavorano insieme. Mentre il provider si occupa di delineare gli obiettivi formativi e di selezionare i relatori, la segreteria organizzativa si occupa della parte pratica:

• Contattare e confermare la disponibilità dei relatori
• Organizzare le sessioni del corso in modo da ottimizzare i tempi e gli spazi disponibili
• Garantire che siano rispettati i requisiti richiesti dalla normativa ECM, come il numero minimo di ore e le modalità di valutazione dei partecipanti.

Inoltre, la segreteria organizza momenti di networking e workshop pratici, elementi chiave per l’efficacia del corso e per migliorare l’esperienza dei partecipanti.

Oltre al programma scientifico, poi, c'è da tenere in considerazione anche la gestione dei servizi ristorativi, solitamente pranzi e caffè.

5. Promozione del corso: un passo essenziale per il successo

Un altro compito centrale del provider, con il supporto della segreteria organizzativa è la promozione del corso ECM. Questa fase è fondamentale per assicurare una partecipazione adeguata e per diffondere il valore formativo del corso tra i professionisti sanitari.

Le principali attività di promozione includono:

• Email marketing: Inviare comunicazioni mirate a professionisti del settore, utilizzando mailing list qualificate - ne parliamo in modo approfondito nell'articolo dedicato. 
• Social media e siti web: Utilizzare i canali digitali per raggiungere un pubblico ampio e targettizzato, pubblicando contenuti informativi su piattaforme come LinkedIn, Facebook o Instagram.
• Collaborazioni con ordini professionali e associazioni: Sfruttare partnership con ordini e associazioni per diffondere l'informazione attraverso i loro canali ufficiali.

6. Gestione dell’evento e valutazione

Il giorno dell’evento, il lavoro del provider e della segreteria organizzativa non si ferma. È essenziale monitorare lo svolgimento del corso per assicurarsi che tutto proceda senza intoppi:

• Verifica della presenza dei partecipanti (sia online che in presenza)
• Supporto tecnico per eventuali problemi di connessione o logistica
• Coordinamento dei momenti di pausa e degli interventi dei relatori

Inoltre, la segreteria organizzativa si occupa di raccogliere i questionari di valutazione da parte dei partecipanti, necessari per il rilascio dei crediti ECM. Questi questionari non solo permettono di valutare l’apprendimento, ma forniscono anche un feedback prezioso per migliorare i corsi futuri.

7. Post-evento: attestati e report finali

Dopo il corso, la segreteria organizzativa continua a giocare un ruolo fondamentale, gestendo la fase finale del processo:

• Rilascio degli attestati: Preparare e inviare gli attestati di partecipazione e quelli relativi ai crediti ECM ai partecipanti che hanno superato i test di valutazione.
• Report finale: Il provider è tenuto a preparare un report dettagliato per la Commissione ECM, che includa informazioni sul numero di partecipanti, i risultati delle valutazioni e il feedback complessivo sull’evento.

Conclusione: il valore della competenza e della professionalità

Dietro a ogni corso di formazione ECM c'è una complessa organizzazione che deve tenere conto di tutti gli aspetti necessari alla riuscita ottimale 

Grazie a una gestione efficiente e a una competenza professionale di alto livello, è possibile offrire ai partecipanti non solo un’esperienza formativa di qualità, ma anche un corso ECM che rispetti tutte le normative vigenti, garantendo un percorso di apprendimento efficace e certificato.

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