Come funziona la regia di un corso medico: dietro le quinte di un evento scientifico

Quando si partecipa a un corso medico o a un congresso scientifico, l'attenzione è naturalmente concentrata sui relatori e sui contenuti. Dietro ciò che accade sul palco, però, lavora una struttura tecnica che deve coordinare in tempo reale immagini, audio, presentazioni, collegamenti e, sempre più spesso, partecipanti collegati da remoto.

È la regia audio-video, uno degli elementi che può fare la differenza nella qualità percepita e nella fruibilità di un evento medico.

Ma cosa succede concretamente dietro le quinte?

Cos'è la regia audio-video di un evento medico?

La regia è il punto dal quale vengono controllati e coordinati i diversi flussi audio e video dell'evento.

A seconda della complessità del progetto, alla postazione di regia possono arrivare contemporaneamente:

• le immagini provenienti da una o più telecamere;

• le slide del relatore;

• l'audio dei microfoni;

• eventuali video e altri contributi multimediali;

• il segnale di relatori collegati da remoto;

• immagini provenienti da dispositivi medicali;

• domande o interventi dei partecipanti online.

Il compito della regia è trasformare tutti questi elementi in un unico flusso coerente, sia per chi si trova fisicamente in sala sia, nel caso di eventi ibridi o webinar, per chi partecipa a distanza.

Prima del corso: la regia comincia dalla progettazione

Il lavoro tecnico non inizia quando il primo relatore sale sul palco.

Prima dell'evento è necessario valutare la location e progettare l'allestimento sulla base delle caratteristiche del corso: numero e disposizione delle telecamere, microfoni, monitor, proiezione, collegamento Internet, eventuale streaming e presenza di relatori da remoto.

In questa fase viene definito anche il workflow tecnico: quali segnali dovranno arrivare alla regia, quali contenuti dovranno essere mostrati e registrati e come gestire i diversi momenti previsti dal programma.

Per gli eventi più complessi, sopralluogo e prove tecniche permettono inoltre di individuare in anticipo eventuali criticità.

Durante il corso: cosa vede chi è in regia?

Immaginiamo un relatore che sta presentando un caso clinico.

Una telecamera lo inquadra, un'altra può riprendere il tavolo dei moderatori, mentre il computer invia alla regia le sue slide.

Da quel momento il tecnico può decidere in tempo reale quale sorgente mostrare: il relatore, la presentazione, un'altra inquadratura oppure una composizione picture-in-picture, nella quale vengono visualizzati contemporaneamente speaker e contenuto scientifico.

Il risultato è quello che vede il pubblico sui monitor o sullo schermo in sala e, se prevista una trasmissione online, ciò che riceve chi segue il corso da remoto.

La regia multicamera permette quindi di costruire una narrazione visiva più dinamica rispetto alla semplice registrazione con una singola telecamera.

L'audio: una parte fondamentale della regia

Una buona immagine serve a poco se non si sente chiaramente ciò che viene detto.

La componente audio richiede quindi particolare attenzione: microfoni dei relatori, moderatori e pubblico devono essere gestiti in modo da garantire una comunicazione comprensibile e continua.

Questo diventa ancora più importante durante tavole rotonde, discussioni e sessioni interattive, nelle quali più persone possono intervenire in momenti diversi.

Negli eventi ibridi, inoltre, bisogna coordinare l'audio della sala con quello proveniente dai collegamenti online, evitando interferenze, ritorni ed effetti eco.

Eventi ibridi e relatori da remoto

Un evento ibrido non consiste semplicemente nell'accende
re una webcam durante un congresso.

La regia deve mettere in comunicazione due ambienti differenti: quello fisico e quello digitale.

Un relatore collegato da un'altra città o dall'estero deve poter vedere e ascoltare ciò che accade in sala, intervenire nel momento previsto e dialogare con moderatori e partecipanti.

Allo stesso tempo, il pubblico deve poter seguire il suo intervento senza percepire interruzioni nel passaggio tra relatori presenti e speaker collegati online.

Per questo collegamenti e piattaforme vengono generalmente verificati prima dell'evento e monitorati durante la diretta.

Dalla sala operatoria all'aula: la Live Surgery

Nel settore medico esistono produzioni ancora più complesse. È il caso della Live Surgery, nella quale immagini provenienti dalla sala operatoria possono essere trasmesse in tempo reale verso un'aula congressuale o una piattaforma online.

La regia può ricevere non soltanto le immagini delle telecamere, ma anche segnali provenienti da apparecchiature medicali, come ecografi, endoscopi o sistemi laparoscopici.

In questo scenario la progettazione tecnica deve tenere conto anche delle specificità dell'ambiente clinico e delle procedure della struttura sanitaria.

Streaming e formazione ECM

Quando un evento viene trasmesso online, la regia gestisce anche il flusso destinato alla piattaforma di streaming.

Nel caso della formazione ECM, alla componente audiovisiva si affiancano poi gli strumenti previsti per la gestione e il tracciamento della partecipazione, secondo la tipologia formativa adottata.

La tecnologia deve quindi inserirsi all'interno di un progetto formativo più ampio: non basta che la diretta sia visibile, ma occorre che l'esperienza sia organizzata in maniera coerente con le caratteristiche dell'evento.

Cosa succede dopo il corso?

Una delle opportunità più interessanti della produzione audiovisiva professionale è che il valore dell'evento può continuare anche dopo la sua conclusione.

Se previsto dal progetto e nel rispetto delle necessarie autorizzazioni, il materiale registrato può essere sottoposto a post-produzione: montaggio degli interventi, sincronizzazione tra relatore e slide, suddivisione in capitoli, inserimento di grafiche e ottimizzazione di audio e immagini.

Le registrazioni possono così diventare materiale per un videocorso, una FAD asincrona, contenuti educational, interviste, video-pillole o contenuti destinati alla comunicazione digitale.

In questo modo un evento in presenza può diventare il punto di partenza di un progetto formativo e comunicativo più ampio.

Regia audio-video, streaming e produzione medicale con Medicalchannel

Medicalchannel dispone di un reparto multimediale interno specializzato nella formazione e comunicazione healthcare, che permette di integrare la componente audiovisiva con l'organizzazione del progetto formativo.

Possiamo occuparci di:

• regia audio-video e riprese multicamera;

• telecamere professionali e sistemi PTZ;

• microfonazione e gestione audio;

• webinar, congressi ibridi e live streaming;

• collegamenti con relatori da remoto;

• trasmissione di Live Surgery e segnali provenienti da dispositivi medicali;

• registrazione degli interventi;

• editing e post-produzione;

• realizzazione di videocorsi e contenuti destinati alla formazione digitale;

• interviste, video-pillole e contenuti per la comunicazione scientifica.

Avere un unico team che conosce sia le esigenze tecniche sia quelle della formazione medico-scientifica consente di progettare ogni produzione in funzione dell'obiettivo finale: dal semplice corso residenziale alla registrazione destinata a diventare una FAD, fino a congressi ibridi e produzioni più articolate.

Stai organizzando un corso medico o un congresso?

Raccontaci il progetto: possiamo studiare la configurazione tecnica più adatta alla location, al format e alle modalità di fruizione previste, seguendo l'evento dalla progettazione alla produzione dei contenuti finali.