Forse potrà sorprendere trovare un articolo su questo argomento nel nostro blog. Tuttavia abbiamo a che fare molto spesso con le difficoltà dei nostri utenti di reperire alcune mail inviate da noi, che si tratti di mail automatiche del portale ECM o della nostra Newsletter.

Il più delle volte la difficoltà si risolve con una domanda da parte nostra "Ha controllato nella cartella spam?"

Le email che finiscono nello spam sono un problema comune e, possiamo dire, quotidiano. I provider di posta elettronica utilizzano filtri anti-spam che analizzano il contenuto delle email, la reputazione del mittente, e altri fattori per determinare se un'email è legittima o sospetta.

Anche se questi filtri sono progettati per proteggere da messaggi indesiderati, a volte possono commettere errori e spostare email legittime nella cartella spam. Questo succede ancora più spesso nel caso di mail aziendali, ad esempio delle aziende sanitarie (es. @ausl). Per questo, a esempio, in fase di registrazione sul nostro portale ecm consigliamo di non utilizzare indirizzi email aziendali.

Nel caso di provider di posta elettronica privati è possibile con alcune accortezze prevenire che email importanti finiscano tra gli spam. Di seguito alcuni consigli:

1. Controllare regolarmente la cartella spam

   • È buona pratica controllare questa cartella regolarmente per assicurarsi che nessun messaggio importante sia stato classificato erroneamente. Se si trova un'email legittima nello spam, contrassegnarla come "non spam". Questo aiuta il filtro a capire che le email di quel mittente sono sicure.
     
     

2. Aggiungere i mittenti importanti alla rubrica:

   • Aggiungere gli indirizzi email dei contatti importanti alla rubrica può ridurre le probabilità che le loro email finiscano nello spam. 

3. Evitare di segnalare messaggi indesiderati come spam:

   • Se ricevi un'email che non ti interessa ma che è legittima, è meglio annullare l'iscrizione piuttosto che segnalarla come spam. Segnalare come spam potrebbe indurre il filtro a classificare erroneamente le email simili.

Organizzazione delle cartelle di posta elettronica

Oltre alla cartella spam, la tua casella di posta potrebbe includere altre cartelle predefinite come "Principale", "Promozioni", "Social" e "Aggiornamenti". Queste cartelle sono progettate per aiutarti a organizzare le email in base al tipo di contenuto.

1. Cartella Principale:

   • Questa è la tua cartella principale, dove dovrebbero arrivare le email più importanti, come comunicazioni personali e di lavoro. È essenziale controllarla regolarmente per evitare di perdere messaggi cruciali.

2. Cartella Promozioni:

   • Qui vanno le email promozionali, come offerte di negozi online, sconti, e newsletter. Se noti che email importanti finiscono qui, puoi spostarle nella cartella principale o creare una regola per farlo automaticamente.
     
     

3. Cartella Social:

   • Questa cartella raccoglie le notifiche dai social media, come Facebook, Twitter, e LinkedIn. Se non sei interessato a ricevere queste notifiche via email, puoi impostare delle regole per filtrare questi messaggi o annullare la loro ricezione.
     
     

4. Cartella Aggiornamenti:

   • In questa cartella vengono raccolte email di aggiornamenti vari, come fatture, ricevute di pagamento, e altri avvisi importanti da parte di servizi a cui sei iscritto. Come per le altre cartelle, è importante controllarla regolarmente per non perdere informazioni rilevanti.
     
     

Crea Cartelle Personalizzate e Usa i Filtri

Oltre alle cartelle predefinite è possibile creare cartelle personalizzate per organizzare ulteriormente le tue email. Ad esempio, potresti creare cartelle per specifici progetti di lavoro, comunicazioni personali o altri argomenti di interesse.

I filtri (o regole) ti permettono di automatizzare questo processo. Puoi impostare un filtro per spostare automaticamente le email in una determinata cartella in base al mittente, all'oggetto o al contenuto. Questo ti aiuta a mantenere la tua casella di posta organizzata e a trovare più facilmente le email di cui hai bisogno.

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